Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind eine Verwaltungsvorschrift, die verschiedene Vorgaben für die Buchhaltung in Ihrem Betrieb enthält. Mit einer GoBD-konformen Buchführung erfüllen Sie wichtige Voraussetzungen, damit Finanzbehörden und Betriebsprüfer Ihre steuerrelevanten Dokumente zu Beweiszwecken anerkennen.
Allerdings nutzen die GoBD nicht nur den Behörden: Viele Vorgaben wirken sich auch positiv auf den Büroalltag im Handwerksbetrieb aus. Zum Beispiel erfordern die GoBD eine schnelle Abrufbarkeit von Dokumenten, was letztendlich auch eine Zeitersparnis für Ihre Buchhaltung bedeutet. Hinzu kommt, dass Ihnen eine professionelle Handwerkersoftware das GoBD-konforme Arbeiten deutlich erleichtert. So setzen Sie mit geringem Aufwand die Standards der GoBD in Ihrem Betrieb um.
In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Anforderungen und den Nutzen der GoBD. Dabei gehen wir auch auf das Verhältnis von GoBD und DSGVO ein und zeigen, von welchen Vorteilen Sie mit einer geeigneten Handwerkersoftware profitieren. Wichtiger Hinweis: Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenn Sie eine vollkommen GoBD-konforme Buchhaltung in Ihrem Betrieb umsetzen möchten, informieren Sie sich unbedingt bei Ihrem Wirtschaftsprüfer bzw. Steuerberater.
Was sind die GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Als eine weitere Kurzform ist im Arbeitsalltag häufig auch von den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung die Rede.
Für die Buchhaltung von Handwerksbetrieben, aber auch für die Finanzbehörde spielen die GoBD eine zentrale Rolle. Schließlich stellen die GoBD branchenübergreifende Anforderungen an die analoge und digitale Buchhaltung. Beispielsweise sollen Betriebe alle steuerrelevanten Belege zeitnah erfassen und ihre Unveränderbarkeit im Zuge der Archivierung sicherstellen. Auch der Schutz vor unerlaubtem Datenzugriff und weitere Kriterien gehören zu den GoBD. Auf die einzelnen Grundsätze und Anforderungen kommen wir in den folgenden Abschnitten näher zu sprechen.
Wie lange und welche geschäftlichen Unterlagen ein Unternehmen vorhalten soll, ist hingegen nicht Gegenstand der GoBD. Diese Angaben sind an anderer Stelle rechtlich geregelt, etwa im Handels- oder Steuergesetz. Oder anders ausgedrückt: Die GoBD bestimmen das Wie – und nicht das Was. Eine Übersicht der Prinzipien, die den GoBD im Einzelnen zugrunde liegen, gibt der Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI)1. Unabhängig davon, ob die Buchführung elektronisch oder in Papierform erfolgt, sollen Unternehmer die folgende Grundsätze im Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten einhalten.
Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Geschäftsvorfälle eines Betriebs müssen anhand der entsprechenden Belege auch im Nachhinein nachvollziehbar bleiben. Mit einem geeigneten Dokumentmanagementsystem wie der pds Handwerkersoftware setzen Sie diese GoBD-Anforderung einfach um und behalten dabei die Übersicht. Denn in der Software bleiben Ihre Belege präzise mit Kunden, Aufträgen und/oder Projekten verbunden. Das sorgt für lückenlose Transparenz. In vollem Umfang eingesetzt, ermöglicht es pds Software sogar, Belege direkt am Buchungssatz einzusehen.
Ein wichtiges Werkzeug für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchführung ist außerdem die Verfahrensdokumentation. Diese lässt sich mit einem Handbuch oder einer Anleitung vergleichen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihre innerbetrieblichen Abläufe sowie den Inhalt, Aufbau, Abläufe und die Ergebnisse des Systems, das Sie für die Datenverarbeitung nutzen. Anhand der übersichtlichen Dokumentation sollen Außenstehende einfach nachvollziehen können, ob das verwendete System die Kriterien der GoBD erfüllt.
Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Die GoBD-konforme Buchhaltung sieht vor, dass sämtliche Geschäftsvorfälle vollständig und richtig dokumentiert und umgesetzt werden. Auch unnötige Verkomplizierungen, die die Arbeit von Sachkundigen bei einer Betriebsprüfung erschweren, sind tabu: Schließlich sollen die Buchungen übersichtlich, deutlich und zuverlässig dokumentiert werden.
Vollständigkeit
Ihre steuerrelevanten Unterlagen sollen im Sinne der GoBD vollständig und mit allen für die Identifikation benötigten Angaben erfasst sein. Dazu gehören zum Beispiel eindeutige Belegnummern, Angaben zum Absender und Empfänger sowie das genaue Ausstellungsdatum. Auch dabei erleichtert Ihnen pds Handwerkersoftware das GoBD-konforme Tagesgeschäft: Die Software arbeitet mit sogenannten Nummernkreisen. Diese können Sie individuell für verschiedene Belegarten einrichten, damit jeder Beleg eine einzigartige, fortlaufende Nummerierung erhält.
Als unvollständig gelten geschäftliche Unterlagen zudem, wenn Sie eventuelle Aufbewahrungspflichten nicht einhalten. Je nach Art der Unterlagen beträgt die Aufbewahrungspflicht bis zu 10 Jahre. Diese Vorgabe erfüllen Sie mit dem Einsatz von pds Software – hier lassen sich keine Dokumente vor Ablauf der Frist entfernen. Wie sich die genannten Fristen mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertragen, erläutern wir in einem späteren Abschnitt. Deckt die Archivierung nicht den geforderten Zeitraum ab, gilt sie als nicht revisionssicher. Diesen Zustand sollten Unternehmer aus rechtlichen Gründen dringend vermeiden.
Einzelaufzeichnungspflicht
Die Einzelaufzeichnungspflicht gehört ebenfalls zu den Anforderungen an die GoBD-konforme Buchführung. Für das Handwerk bedeutet das, dass Sie jeden Geschäftsvorfall als einen individuellen Vorgang dokumentieren sollten. Der Auftraggeber sowie die durchgeführten Arbeiten müssen für jeden zustande gekommenen Auftrag nachvollziehbar sein. In dieser Hinsicht profitieren pds Anwender besonders von der digitalen Projektakte.
Richtigkeit
Auch wenn es selbstverständlich klingt: Für eine GoBD-konforme Buchhaltung müssen Unternehmen alle Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß dokumentieren. Dazu gehört auch, dass die entsprechenden Belege jederzeit vorgehalten werden. Schließlich müssen Firmen die Richtigkeit Ihrer geschäftlichen Vorgänge auch beweisen können – beispielsweise, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. So enthält pds Software zusätzlich zum Dokumentenarchiv selbstverständlich auch die gesetzlich geforderten Datenausgabeformate – darunter zum Beispiel Gdpdu, DLS und EuBP.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Alle geschäftlichen Transaktionen, ob Buchung oder Barzahlung, müssen laut GoBD zeitnah erfasst und dokumentiert werden. Der Zweck dieser Vorgabe besteht darin, alle Geschäftsvorfälle und den damit verbundenen Zahlungsverkehr transparent und zusammenhängend festzuhalten. Damit verkürzen die GoBD den zeitlichen Spielraum, in dem geschäftliche Unterlagen manipuliert werden könnten.
Bei den meisten Geschäftsvorfällen werden Beträge bargeldlos überwiesen. Für solche Zahlungen legen die GoBD fest, dass die entsprechende Buchung nicht länger als zehn Tage nach Zustandekommen des Geschäftsvorfalls erfolgen muss. Bei Barzahlungen ist die Frist noch kürzer: Diese müssen sogar noch am Tag des Zahlungseingangs in der Buchführung erfasst werden.
Ordnung
Wenn die Finanzbehörde einzelne Belege anfragt oder eine vollständige Betriebsprüfung vornimmt, sind Eindeutigkeit und eine schnelle Bereitstellung von steuerrelevanten Dokumenten gefragt. Damit Ihr Handwerksbetrieb alle Unterlagen zeitnah vorlegen kann, müssen alle Belege schnell und einfach identifizierbar sein. Auf diesen Aspekt bezieht sich das in der GoBD verankerte Ordnungsprinzip: Es besagt, dass kein Beleg ungeordnet abgelegt werden darf. Stattdessen sollen die Dokumente mit den entsprechenden Geschäftsvorfällen verknüpft – und damit schnell auffindbar sein.
Tipp: In der ordentlichen Dokumentenverwaltung liegt eine wesentliche Stärke von pds Handwerkersoftware gegenüber der analogen Buchhaltung. Verorten Sie Ihre geschäftlichen Belege fest in ihrem Auftragskontext: So können ausgehende Rechnungen immer auf die zugehörigen Aufträge verweisen, genauso wie Eingangsrechnungen auf die entsprechenden Bestellvorgänge. Anders als im Aktenschrank sind Ihre digitalen Unterlagen dadurch miteinander verknüpft und mit wenigen Klicks abrufbar.
Unveränderbarkeit
Nicht zuletzt sollen die GoBD auch die nachträgliche Manipulation von steuerrelevanten Dokumenten verhindern. Hier kommt die Anforderung der Unveränderbarkeit zum Tragen: Sie besagt, dass der ursprüngliche Inhalt von Buchungen und Aufzeichnungen immer eindeutig feststellbar bleiben muss.
Aber wie steht es mit der Unveränderbarkeit, wenn ein Dokument berechtigterweise geändert werden soll – zum Beispiel bei einer notwendigen Rechnungskorrektur? Solche Anpassungen erlauben die GoBD nur, wenn die nachträgliche Änderung eindeutig und permanent als solche kenntlich gemacht wird.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen – unabhängig von seiner Größe oder Branche. Schließlich steht jeder Betrieb in der Pflicht, steuerrelevante Unterlagen vorzuhalten. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer sind nicht von der Pflicht befreit. Zwar steht ihnen mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) eine zeitsparende Alternative zum aufwendigen Jahresabschluss offen. Allerdings ist die EÜR nur dann eine Option, wenn der jährliche Umsatz eines Unternehmens weniger als 600.000 Euro und der jährliche Gewinn weniger als 60.000 Euro beträgt. Um dies nachzuweisen, sind Unternehmen und Freiberufler ebenfalls auf eine GoBD-konforme Archivierung ihrer steuerrelevanten Unterlagen angewiesen.
Bei der Umsetzung der GoBD-Vorgaben gilt außerdem, dass Sie als Steuerpflichtiger die alleinige Verantwortung tragen. Diese verbleibt auch dann bei Ihnen, wenn Sie zum Beispiel einen Steuerberater für Ihren Betrieb beauftragen.
Welche Risiken entstehen bei Nichteinhaltung der GoBD?
Ob nach dem Zufallsprinzip oder bei Zweifeln an der Richtigkeit der übermittelten Daten: Prinzipiell kann das Finanzamt jederzeit eine Betriebsprüfung anmelden. Dabei steht die Buchführung des Betriebs auf dem Prüfstand. Sofern die Buchhaltung formell gegen die Standards der GoBD verstößt, kann das Finanzamt Zweifel an der Korrektheit der gesamten Buchführung anmelden.
Mögliche Konsequenzen sind eine Verwerfung der bestehenden Buchführung und eine Neu- oder Hinzuschätzung durch das Finanzamt. Solche Schätzungen fallen unter Umständen recht hoch aus. Außerdem können Nachzahlungen, Strafzinsen, Bußgelder bis hin zu einem Verzögerungsgeld anfallen, die die Forderung des Amts weiter erhöhen. Kurzum: Als Unternehmer sollten Sie die GoBD nach bestem Wissen und Gewissen umsetzen – auch wenn es sich bei dem Regelwerk im juristischen Sinne nicht um ein Gesetz, sondern um eine Verwaltungsanweisung handelt.
Datenschutz: GoBD oder DSGVO?
Wenn es um den Schutz vor unerlaubtem Datenzugriff geht, überschneiden sich die Anforderungen der GoBD teilweise mit denen der DSGVO. Der wesentliche Unterschied der beiden Regelwerke liegt in den betroffenen Daten: Die Regeln der GoBD beziehen sich auf sämtliche Daten, die bei einem Geschäftsvorfall anfallen. Bei der DSGVO geht es hingegen lediglich um die personenbezogenen Daten.
Ein Bereich, in dem sich GoBD und DSGVO scheinbar widersprechen, ist daher die Stammdatenpflege. GoBD und Finanzbehörden fordern grundsätzlich eine Unveränderbarkeit dieser Daten. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, dass personenbezogene Daten nur für einen bestimmten Zeitraum vorgehalten und nach Verstreichen der Frist gelöscht werden.
Glücklicherweise brauchen sich Unternehmen um diesen Aspekt keine Sorgen zu machen. Denn die Unveränderbarkeit von Daten im Sinne der GoBD steht über der Löschungspflicht laut DSGVO. Geregelt wird dies über eine Ausnahmeregel in der DSGVO: Ist ein Unternehmen zur Aufbewahrung von bestimmten Daten rechtlich verpflichtet, müssen auch die dazugehörigen personenbezogenen Daten erhalten bleiben. Wenn Sie also beispielsweise einen Auftrag für einen Kunden abgeschlossen und eine entsprechende Rechnung verfasst haben, müssen Sie diese auch weiterhin vorhalten – auch wenn Sie die personenbezogenen Daten für den Auftrag im Grunde nicht mehr benötigen.
Einfach GoBD-konform arbeiten
Wenn Sie diesen Beitrag lesen, haben Sie bereits einen wichtigen Schritt unternommen: die Selbstinformation. Da die Finanzverwaltung bis heute keine offizielle Liste mit einwandfrei anerkannten Software-Lösungen anbietet, sollten sich Handwerksbetriebe zunächst genau über die GoBD und ihre Anforderungen informieren. Zudem besteht ein Qualitätsmerkmal von jeder Software in der fortlaufenden Weiterentwicklung. Denn ohne regelmäßige Updates leidet die Sicherheit und die Funktionalität von Programmen nimmt ab. Das macht es schwierig, den Überblick zu behalten.
Unsere Empfehlung lautet daher: Informieren Sie sich im Vorfeld anhand von Kundenreferenzen über die Erfahrungen, die andere Betriebe mit einer Handwerkersoftware gemacht haben. Ein weiterer wertvoller Hinweis sind Zertifikate – idealerweise von seriösen Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern. Sie sind Experten für die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung und wissen verschiedene Anbieter einzuschätzen. Alternativ helfen IT-Dienstleister Steuerpflichtigen, das passende Produkt für ihren Betrieb zu finden.
pds Handwerkersoftware: GoBD-zertifiziert durch PwC
pds Software unterstützt Sie bei der Umsetzung der GoBD in Ihrem Handwerksbetrieb. So können Sie nicht nur der steuerlichen Betriebsprüfung entspannter entgegenblicken, sondern auch den Belegfluss in Ihrem Betrieb weiter digitalisieren. Die GoBD-zertifizierte Software erlaubt Ihnen unter anderem eine digitale Archivierung, sodass Sie etwaige Papierbelege jederzeit digital wiederfinden und keine Aktenordner mit Rechnungen mehr im Büro herumstehen müssen. Als Handwerker profitieren Sie von mehr Effizienz im Büro bei ordnungsmäßiger Buchführung.
Fazit: Ein Regelwerk – viele Chancen
Auf den ersten Blick wirken die GoBD wie eine bürokratische Belastung. Wer die Grundsätze genauer betrachtet, merkt jedoch, dass die GoBD nicht nur der Finanzbehörde die Arbeit erleichtern. Die Vorgaben umzusetzen, bedeutet auch mehr Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung, was letztendlich auch Ihrem Handwerksbetrieb zugutekommt.
Achten Sie bei der Wahl einer GoBD-konformen Handwerkersoftware auf entsprechende Zertifikate – und zwar von seriösen Wirtschaftsprüfern und/oder Steuerberatern. Für eine allgemeinere Einschätzung der Software über die GoBD hinaus berücksichtigen Sie auch die Erfahrungen von anderen Anwendern aus Ihrem Gewerk.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu den GoBD
Ein Unternehmen arbeitet GoBD-konform, wenn seine Buchführung den Anforderungen der GoBD entspricht – und zwar während der gesamten Aufbewahrungsfrist für alle Belege. Die Vorschriften beziehen sich dabei gleichermaßen auf digitale und analoge Unterlagen.
Nein, die GoBD sind kein Gesetz. Rechtlich gesehen handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung, die das Bundesfinanzministerium 2014 erstmals in einem Erlass veröffentlichte. Für Handwerksbetriebe spielt diese Unterscheidung allerdings kaum eine Rolle. Sobald nämlich im Handelsrecht ein Zweifelsfall entschieden werden muss, kann die Verwaltungsanweisung zur Klärung herangezogen werden. Die GoBD ergänzen sozusagen das Gesetz – und sind deshalb von allen Unternehmen einzuhalten.
Die grundlegende Idee hinter den GoBD besteht darin, Standards für die Buchführung in Unternehmen zu setzen. Sind diese Standards bei allen Geschäftsvorfällen erfüllt, gilt die Buchführung als GoBD-konform. Der BfDI fasst zusammen: „Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.“2
Die GoBD betreffen damit nahezu jeden kaufmännischen Arbeitsschritt in einem Handwerksbetrieb. Das klingt auf den ersten Blick vor allem kompliziert – tatsächlich bringt der GoBD-konforme Umgang mit steuerrelevanten Unterlagen aber auch Vorteile mit sich (s. o.).
Grundsätzlich eignen sich PDF-Dateien für die GoBD-konforme Archivierung. Allerdings reicht das bloße Dateiformat nicht aus, um die Kriterien der GoBD zu erfüllen. Beispielsweise dürfen Lohnunterlagen nicht gesammelt als eine einzige PDF-Datei auf einem Laufwerk gespeichert werden. Stattdessen erfordern die GoBD, dass alle Blätter einzeln und ordentlich beschriftet abgelegt werden – vorzugsweise in einer Software. Um diese und weitere Anforderungen der GoBD so einfach wie möglich umzusetzen, benötigen Handwerker und andere Unternehmer eine professionelle Software mit Dokumentmanagementsystem. Wichtig ist hierbei, dass die Dokumentenverwaltung die Anforderungen der GoBD einhält – darunter Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
1Quelle: BfDI. Was bedeutet GoBD? https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Finanzen-Steuern/ABC_GoBD.html.
2Quelle: ebd.
